Деловые письма на английском языке примеры



Пример делового письма

Скачать пример письма в формате PDF

Формат письма

  • Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial либо Times New Roman. Не применяйте рукописный шрифт. Не применяйте других цветов, не считая тёмного и белого.
  • Применяйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам необходимо два раза надавить клавишу Enter. Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
  • Все поля должны быть 2,5 см.
Деловые письма на английском языке примеры

Размер бумаги

  • Письмо должно быть напечатано на странице размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается применять лист формата А4. Более долгие письма смогут быть напечатаны на странице размером 216х356 мм (legal size).
  • Если вы распечатываете письмо на принтере, применяйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более опытный вид.

Информация о вашей компании

Напишите наименование компании и ее адрес (любая часть адреса пишется с новой строки). В случае если у вас собственное предприятие либо вы независимый подрядчик, добавьте свое имя или на месте названия компании, или над ним.

  • В случае если у компании уже имеется готовый фирменный бланк, применяйте его, дабы не печатать наименование компании и адрес.
  • Если вы печатаете адрес, то его нужно выровнять по левой либо правой стороне вверху страницы.
  • Если вы отправляете письмо за предел, напечатайте наименование страны большими буквами.

Укажите дату

  • Дата, написанная всецело, выглядит профессионально. К примеру, April 1, 2012 либо 1 April 2012. Дату направляться выровнять по левому краю на пара строчков ниже адреса отправителя.
  • В случае если на написание письма ушло пара дней, укажите дату, в то время, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

  • Напишите полное имя получателя, звание (в случае если имеется), наименование компании и адрес (как раз в таком порядке и с новой строки). В случае если нужно, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю страницы под датой (на пара строчков ниже).
  • оптимальнее адресовать письмо конкретному человеку. Так, данный человек сможет ответить на ваше письмо. В случае если вам неизвестно его имя, попытайтесь это узнать. Возможно позвонить в компанию и определить имя и звание.
Деловые письма на английском языке примеры

Приветствие

Приветствие зависит от того, как хорошо вы понимаете человека и какие конкретно у вас отношения.

  • Применяйте " T o W hom It May Concern" (Для предъявления по месту требования) лишь если вы не понимаете, к кому конкретно обращаетесь.
  • Если вы не привычны близко с получателем, то лучше дать предпочтение обращению "Dear Sir/Madam" (Глубокоуважаемый/Глубокоуважаемая).
  • Возможно кроме этого обратиться к получателю по званию и фамилии. К примеру, "Dear Dr. Smith" (Глубокоуважаемый врач Смит).
  • Если вы хорошо привычны с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то возможно обратиться по имени. К примеру, "Dear Susan" (Дорогая Сьюзан).
  • Если вы не понимаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. К примеру, "Dear Kris Smith" (Глубокоуважаемый/ая Крис Смит).
  • Не забудьте поставить запятую/двоеточие по окончании приветствия либо двоеточие по окончании приветствия To Whom It May Concern (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте верный тон

  • Деловые люди не желают тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сходу к делу. К примеру, неизменно возможно начать словами "I am writing you regarding. " (Я пишу по поводу…) и продолжить.
  • Не применяйте помпезных слов и долгих витиеватых предложений – ясно и кратко изложите свою идея.
  • Вероятнее, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять вывод, решить проблему либо предпринять действия. Будьте убедительны.
  • Если вы ожидаете какого-либо результата либо действия по окончании прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения кратко.


Применяйте индивидуальные местоимения

  • оптимальнее применять местоимения I (я), we (мы) и you (вы). Обозначайте себя как I (я). а к своему читателю обращайтесь – you (вы) .
  • Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы рассказываете о возможностях компании, применяйте we (мы). Так, читатель осознает, что за вашими словами стоит вывод всей компании. Высказывая свое собственное вывод, применяйте местоимение I (я) .

Будьте разговорчивы там, где это уместно

  • Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете выстроить отношения на шаблонных безликих письмах. Но не применяйте разговорный язык либо сленг, как "you know" (знаешь), "I mean" (я имею в виду) либо "wanna" (желаю). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
  • Если вы хорошо понимаете получателя, возможно добавить строке с дружеским пожеланием всего хорошего.
  • Опирайтесь на свои эмоции, определяя, как личным будет ваше письмо. Время от времени капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых взаимоотношений. Но поразмыслите перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Кроме того если вы жалуетесь либо пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных страниц применяйте вторую страницу фирменного бланка

Нужно уместить письмо на одну страницу. Но в случае если текст долгий, вам пригодятся дополнительные страницы. Применяйте вторую страницу фирменного бланка, на которой в большинстве случаев указан сокращенный адрес и которая по типу сходится с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих страницах вверху страницы. Возможно кроме этого добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взоры и четко обозначьте действия с вашей стороны или то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Последние слова

Заключение, так же как и приветствие, показывает на степень уважения и формальности. "Yours sincerely" (Честно ваш) либо "Sincerely" (С уважением) – хороший выбор.

Кроме этого обратите внимание на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (С почтением), "Regards" (Всего хорошего) и "Yours Truly" (Преданно ваш).

Менее формальные: "All the best (Всего наилучшего), Best wishes" (Наилучшие пожелания), "Warm regards" (С хорошими пожеланиями) и "Thank you" (Благодарю).

По окончании последних слов ставится запятая.

Подпишите письмо

  • Пропустите около 4 строчков, покинув это место для подписи. Подпишите письмо по окончании того, как распечатаете его. Если вы отправляете письмо по email, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее применять светло синий либо тёмные чернила.
  • Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите pp перед своей подписью. Это обозначает по доверенности, что подразумевает агентством либо от имени.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

В случае если письмо было напечатано кем-то другим, нужно добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Время от времени указываются инициалы и того, кто составил письмо. Так, делается ясно, кто работал над этим письмом.

  • Если вы показываете лишь инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их мелкими буквами. К примеру, mr (Mary Raynor).
  • Если вы показываете инициалы того, кто составил письмо, то их направляться указать большими буквами, а по окончании них указать инициалы напечатавшего письмо мелкими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) с покинул письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы отправляете копию этого письма другому человеку, вам направляться добавить эти сведенья в письмо. Это отмечается сокращением cc под строчком Enclosures (Вложения) и расшифровывается как courtesy copy (копия электронного сообщения). За этим показывают имя человека и его звание (раньше cc употреблялось для обозначения carbon copy. в то время, когда копии писались под копирку).

  • К примеру: cc: Mary Smith, Vice President of Marketing (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
  • Если вы желаете добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае потребление cc уже не нужно.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Удостоверьтесь в надежности орфографию и прочтите письмо перед отправкой.

Деловые письма на английском языке примеры
  • Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Имеется ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? В случае если да, попытайтесь их сократить.
  • По возможности разрешите прочитать письмо приятелю либо коллеге. Время от времени другой человек может подметить ошибки, каковые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

В случае если в письме пара страниц, степлером в большинстве случаев не пользуются. Если вы желаете, дабы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, применяйте бизнес-конверт. По возможности применяйте тот, на котором имеется логотип компании. Бережно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо в три раза так, дабы сперва получатель развернул верхнюю часть, а позже нижнюю.

Если вы отправляете письмо по email, переведите его в формат HTML либо PDF, дабы формат остался таким же.

Источники, использованные при подготовке материала

  1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма тут. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License .
  2. Еще один пример делового письма с пояснениями на английском языке вы имеете возможность взглянуть на Savvy-Business-Correspondence .
Деловые письма на английском языке примеры

Статьи по теме